Aspectos Tributarios y Contables

Bogotá, D.C., Noviembre/22/2022.

Asunto:  Contratos de Mandato- Análisis Contable y Tributario.

Las normas pertinentes que regulan las retenciones en la fuente, la facturación y la información exógena, en los contratos de mandato son:

ART. 29 DECRETO 3050 DE 1997 (Pag. No.  796 E.T. pwc, año 2023)

RETENCIÓN EN LA FUENTE EN MANDATO

Este artículo, fue compilado en el Artículo 1.2.4.11 del DUR 1625 de 2016

En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará sin perjuicio de lo consagrado en los artículos 1.2.4.2.9 al 1.2.4.2.49 del presente decreto y demás normas concordantes que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.

El mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios.

(Artículo 29, Decreto 3050 de 1997. Inciso 5o derogado expresamente por el artículo 18 del Decreto 1514 de 1998.) (El Decreto 3050 de 1997 rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el artículo 10 del Decreto 380 de 1996, el inciso 1o del artículo 7o y el artículo 11 del Decreto 1165 de 1996, el inciso 2o del artículo 43 del Decreto 700 de 1997, el artículo 7o, el parágrafo del artículo 14 y el artículo 18 del Decreto 1001 de 1997, y demás normas que le sean contrarias. Artículo 34, Decreto 3050 de 1997)

FACTURACIÓN EN MANDATO

Este artículo fue compilado en el artículo 1.6.1.4.9 del DUR 1625 de 2016. (Sustituido Art. 1 D. 358/2020).

 En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.

En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.

PARÁGRAFO. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Así mismo el mandato está regulado en los artículos 2142 y siguientes del código civil y 1262 y siguientes del código de comercio.

Artículo 1262 C. Co.- Definición. – El mandato comercial es un contrato por el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra.

El mandato puede conllevar o no la representación del mandante.

Conferida la representación, se aplicarán además las normas del capítulo II del título I de este libro.

CONSIDERACIONES

Teniendo en cuenta la normatividad anterior, se pueden determinar los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta, cuando se actúe bajo un contrato de mandato, para la adquisición de bienes y servicios que deben ser entregados al mandante en la zona franca y en este caso a un usuario industrial de bienes y servicios de la zona franca:

1. Debe existir un contrato de mandato para representar al mandante en la compra de los bienes y servicios.
2. Los bienes deben ser enviados desde el territorio aduanero nacional e introducidos en la zona franca, mediante el Formulario de Movimientos de Mercancías (AFA) y a favor de un usuario industrial de bienes y servicios (Mandante).
3. Los bienes comprados por el usuario industrial de la zona franca deben ser necesarios para el desarrollo de su objeto social, para el beneficio de la exención del IVA, de que trata el literal e) del artículo 481 del E.T.
4. Para las retenciones en la fuente que debe practicar el mandatario, en materia de renta, impuesto a las ventas, ICA, se debe verificar la calidad del mandante, es decir si tiene la calidad de Gran Contribuyente, si es agente retenedor en renta, IVA, ICA, de tal forma que se puedan cumplir las obligaciones que le corresponden al Mandante (Revisar el RUT).
5. El Mandante, deberá cumplir con las obligaciones inherentes al agente retenedor, es decir deberá declarar sus propias retenciones, más las retenciones del mandante en el mismo formulario.
6. El Mandatario deberá tener registros separados de las retenciones practicadas en nombre del Mandante, para poder certificarlas quincenalmente y así mismo anualmente en la información exógena.

• El Mandante, deberá practicar la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios. (En caso de pactarse honorarios por su gestión de Mandante).

• Las facturas de venta electrónicas por las compras de bienes y servicios en cumplimiento del mandato deberán ser expedidas a nombre del mandatario de acuerdo con el Artículo 1.6.1.4.3 del DUR 1625 de 2016.

• El mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y conceptos de los costos, deducciones, o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, así como las retenciones practicadas, la cual debe ser certificada por el Revisor Fiscal y/o Contador Público, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

1. Es obligación del mandatario, conservar las facturas de venta electrónicas y los demás documentos por el término señalado en el Estatuto Tributario, que soportan las operaciones que realizó por orden del mandante (Art. 1.6.1.4.3 DUR 16258/2016) y por lo tanto se aconseja conservar los originales y al mandante entregarle una copia junto con la certificación del punto anterior.

1. Para efectos de control contable, tributario y comercial en caso de cobros judiciales, se aconseja expedir factura de venta electrónica tanto para solicitar el reembolso, como para cobrar sus propios ingresos pactados dentro del contrato de mandato, tal como lo hacen las Agencias de Aduanas y los Agentes de Cargas Internacional entre otros.

1. Para efectos de los registros contables, tanto para los reembolsos y los ingresos propios, teniendo en cuenta el ejemplo anterior, sería:

1. La exención del IVA de que trata el literal e) del Art. 481 del E.T, solo aplica para las materias primas, partes, insumos y bienes terminados que se vendan desde el territorio aduanero nacional, es decir no aplica para los servicios que se prestan en zona franca.

1. Estas operaciones en contratos de mandato deben ser objeto de información exógena anual ante la Dian en los Formatos 5247 al 5251 (Art. 27.3 Resolución 124 de 2021) y en los diferentes municipios donde se exija esta información como es el caso de la ciudad de Bogotá (Par. 4 art. 2 y Par. 3 del Art. 3 Res. DDI-000396 del 18-03-2021)

Análisis realizado por:

Olmedo Parra Velásquez

Abogado Tributarista

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Centro Empresarial Calle 100 No. 19-61 OF 306- Tel. 601-6353692

CEL. 3202658274

FECHA REVISIÓN:  22/11/2023.

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